Nõuanded juhile! Millest hoiduda meeskonna koosoleku läbiviimisel?

Juba meeskonnatöö olemus ise nõuab, et grupi liikmed kohtuksid tihti kas siis probleemide läbiarutamiseks, otsuste langetamiseks või lihtsalt arvamuste ja info vahetamiseks. Teatud juhiste järgmine aitab juhil koosolekuid edukalt läbi viia ning ühtlasi ka meeskonnavaimu tugevdada.

Toome lugejateni Joseph T. Straubi raamatust “Algaja juhi käsiraamat” head meeldetuletavad nõuanded, millest hoiduda, kui viite läbi meeskonna koosolekuid meeskonnatööl põhinevas ettevõttes.

Millest siis hoiduda?

Ära tee kõiki ettevalmistusi üksi 

See on sinu meeskonna koosolek. Lase meeskonnaliikmetel otsustada, mida nad soovivad arutada, kus kohtuda ja millal. Anna kõigile meeskonnaliikmetele võimalus kordamööda koosolekut juhtida või täita teisi kohustusi. Ära istu laua otsas, see on traditsiooniline võimupositsioon. Kui keegi teine sinna ei istu, siis jäägu tool lihtsalt vabaks.

Ära tee liikmete ideid maha ning ära halvusta nende ütlusi 

Kui käitud eksperdi või kriitikuna, saab meeskonnavaim kannatada, arutelu muutub kammitsetuks ning kõigile saab selgeks, et pead ennast ülemuseks, mitte meeskonnaliikmeks või abistajaks. Hoia oma negatiivne arvamus enda teada näitamaks meeskonnakaaslastele, et sul pole plaanis nende panust arvustada. Ühe vastloodud meeskonna koosolekul pakkus uus töötaja naiivselt välja operatsiooni, mida osakonna seadmed teha ei suutnud. “See on naeruväärne!” pahvatas vanades harjumustes kinni olev ülemus. “Meie masinad pole selleks võimelised. Kuidas sulle siiamaani see kohale pole jõudnud?” Uustulnuk läks näost punaseks, lasi pea norgu ega lausunud edaspidi koosolekutel ainsatki sõna.

Ära käitu kõiketeadjana 

Meeskond teeb probleemide lahendamisel koostööd ning langetab üksmeelseid otsuseid. Koordineeri, abista ja võta tööst osa, et ära mängi kõiketeadjat. Sul on ju kasutada kollektiivne ekspert – see on sinu meeskond.

Ära tekita vastuolusid 

Kui sunnid inimesi kaitsma ideid ja arvamusi, mis pole sinu omadega kooskõlas, näitad, et oled autokraat, kelle suhtumise võiks kokku võtta lausega: “Minu asi on mõelda, teie asi teha.”

Ära kasuta samu juhtimise meetodeid kui sinu eelnevad juhid tradistioonilises ettevõttes

Uued rollid nõuavad uusi võtteid. Meeskonnatööle orienteeritud ettevõttes ei sobi vana lähenemisviis.

Ära püüa ennast maksma panna või toimuvat kontrollida 

Kui soovid meeskonnatööl põhinevas ettevõttes hakkama saada, pead leppima teadmisega, et kontrollid toimuvat vähem kui seni harjunud oled. See nõuab uute põhimõtete ja vaadete omandamist. Kui töötasid varem traditsioonilises ettevõttes, pead asjade üle tõsiselt järele mõtlema, kaaluma oma motiive ja väärtushinnanguid ning ennast analüüsima. Lihtne see muidugi pole.

Ära lase meeskonnaliikmetel vastutust enda kaela veeretada 

Keeldu “ülemkomandöri” rollist ning ära lahenda küsimusi, mida oleks õigem meeskonna hooleks jätta. Toome näite. Üks neljaliikmeline meeskond ei saanud kuidagi tööülesannete jagamisega hakkama ning palus, et grupi liider vaidluse lahendaks. Too nõustus meeskonnaga kohtuma ning palusid, et liikmed valiksid aja ja koha. Maha istunud, ütles grupi liider: “Me oleme meeskond ja seetõttu ei tahaks ma teie eest otsustada. Kas te vähemalt selles olete üksmeelele jõudnud, et soovite kokkulepet teha?” Meeskonna liikmed noogutasid. “Hästi. Sel juhul pole minul siin midagi teha – otsustage ise. Ma aitan, kui vaja, aga see on teie töö ja teie peate otsustama. Andke mulle ainult pärast teada, millisele kokkuleppele te jõudsite.” Nende sõnadega ta lahkus, jättes meeskonna asja arutama, ning nood leidsidki lahenduse.

Aga kuidas on õige? 

Valmistu koosolekuks hoolikalt 

Vaata üle meeskonna poolt koostatud päevakava, tee märkmeid ja mõtle see läbi. Kogu olulisi materjale, vajadusel korralda koosolekuga seotud korralduslikud küsimused.

Näe endas osavõtjat, koordinaatorit ja üldiste juhtnööride jagajat 

Koosoleku toimumise eest vastutamine võib küll olla sinu kohustus, ent sa ei tohiks siiski traditsioonilises mõttes “inimesi koosolekule kutsuda” või koosolekut “juhatada”. Kui kõik on kohal, lasku teistega samale tasandile – ja jäägi sinna.

Julgusta opositsionääre 

Meeskonnal on palju kasu sellistest liikmetest, kes julgevad vastuvoolu ujuda: esitada küsimusi, panna enamuste arvamus kahtluse alla või sellele vastu vaielda. Nad astuvad välja grupimõtlemise vastu. Ent grupimõtlemisel võivad olla väga kurvad tagajärjed, sest see sunnib grupi liikmeid vältima enesekriitikat, hoiduma üksteise eelarvamusi küsimärgi alla seadmast, loobuma oma arvamuse avaldamisest, kartes, et neid võidakse vastandlike vaadete tõttu põlu alla panna. Samuti soodustab grupimõtlemine ignoreerima olulist informatsiooni kartuses, et grupi üksmeel võib kannatada saada ning tekivad konfliktid. Ent eelpool mainitud põhjustel ei tohiks sina ise kunagi opositsionääri või “vastalist” mängida.

Kasuta visuaalseid lahedusi, et grupi areng ja tulemused oleksid selgelt näha 

Meeskonna edu esiletoomine tugevdab ühtsustunnet. Lase meeskonnaliikmetel endal need materjalid luua, neid enne iga koosolekut täiendada ning teha kordamööda ettekanne, milles näitlikel abivahenditel kujutatu lühidalt kokku võetakse.

Ära lase kellelgi kõrvale jääda 

Alusta avatud küsimustega nagu näiteks: “Mida sina arvad…”, “Räägi sellest lähemalt” või “Me kõik tahaksime sinu arvamust teada.” Inimesi on eriti oluline avameelsusele ärgitada juhul, kui kahtlustad, et neil on veel midagi öelda või nad varjavad oma tegelikke tundeid.

Võta arutelu linti

Analüüsi oma käitumis ja märkusi. Tee kindlaks, kas käitud nagu tõeline grupiliider ja jäta meelde valdkonnad, milles pead ennast parandama.

Tee kokkuvõte 

Inimesed peaksid koosoleku lõppedes tundma, et on midagi saavutanud. Võiksid küsida: “Mida me siis teha otsustasime?”, ent lase meeskonnaliikmetel endil üle korrata, kes mille eest vastutab, mis ajaks kõik valmis peab olema ja milliseid küsimusi tuleb järgmisel koosolekul edasi arutada.

Võta pärast iga koosolekut oma mõtted ja muljed kirjalikult kokku 

Kasuta seda infot ja lindistust, et selgeks teha, milline osa koosolekust laabus tõrgeteta, milline mitte, mida tuleks järgmisel koosolekul teisiti teha ja millistele ülaltoodud soovitustest peaksid järgmisel koosolekul rohkem tähelepanu pöörama.